Já ouviu falar de 5S? Quem trabalha com gestão de qualidade já ouviu falar nesse nome. Tão simples quanto importante, a ferramenta 5S é um programa criado no Japão. Ele ajuda a organizar e a manter um padrão nas operações das empresas.
E uma das principais características do 5S é que ele pode ser aplicado nos mais diversos segmentos. Fábricas, agricultura, escritórios, hospitais, lojas e outros tipos de negócio, por exemplo, todos podem adaptar a ferramenta para promover a melhoria contínua dos processos.
Certo, mas o que é essa ferramenta, exatamente? O nome tem origem em cinco palavras da língua japonesa que começam com a letra “S”. Elas são: Seiri (senso de utilização), seiton (senso de organização), seiso (senso de limpeza), seiketsu (senso de padronização) e shitsuke (senso de disciplina).
Porque os conceitos são muito simples é que o 5S se torna tão flexível. Ao mesmo tempo, também é isso que faz dele tão eficaz na resolução de problemas de processo.
Para entender melhor como trabalhar cada um dos S é preciso detalhar o que eles significam.
Senso de utilização: cada equipamento existente na empresa é classificado segundo a frequência com que é utilizado. Dessa forma os objetos mais utilizados ficam mais à vista dos colaboradores, enquanto os menos utilizados são colocados em posições menos “privilegiadas”.
Senso de organização: se a empresa vai rearranjar os equipamentos de trabalho de acordo com sua utilização, estará consequentemente organizando o espaço de trabalho. Aqui também podem ser utilizadas caixas, etiquetas e outras formas de manter tudo em seu devido lugar e, assim, permitir que as coisas sejam facilmente encontradas.
Senso de limpeza: um ambiente limpo é um ambiente mais produtivo. Por isso é importante fazer a manutenção dos equipamentos, iluminação e até mesmo estrutura da empresa. Barulhos excessivos, sujeira e outros elementos atrapalham o bom andamento das operações e devem ser eliminados.
Senso de padronização: processos padronizados são sinônimo de um menor número de erros. E, assim, a empresa também evita perder tempo com o retrabalho. Depois que os três primeiros S são aplicados é necessário mantê-los sempre funcionando.
Senso de disciplina: como o 5S é um programa de japonês, a disciplina não poderia faltar. No caso dessa ferramenta, ela é sinal de que os passos anteriores foram implantados com muito sucesso. Isso porque a disciplina, nesse caso, é simplesmente cada um fazer sua parte para o bom andamento dos processos, sem precisar de cobranças de colegas ou superiores.